Steg 1 – standardisering av IT-miljön
Med en standardiserad IT-miljö minskar komplexiteten vilket ger positiva effekter på både stabilitet och driftskostnad. Personalens ökade kompetens om godkända hårdvaror, mjukvarorna och tillåtna konfigurationer gör felsökningen mindre tidskrävande. Eftersom IT-avdelningen på ett bättre sätt styr utvecklingen av IT-miljön har de lättare att kunna förutse problem och ge bra support till användarna. IT är ett effektivt kostnadsställe.
Av ca 25 datormodeller återstår nu endast tio. Det finns också en produktkatalog som definierar vilka applikationer som skall användas och hur de olika standardarbetsplatserna skall se ut. De har också bemannat en helpdesk. Helpdesk-personalen är väl insatta i hur standardarbetsplatserna ser ut och kan därför ge kvalificerad support till användarna. Catrin berättar för sin VD: – Nu har vi läget under kontroll. Tack vare att vi förenklat IT-miljön har vi kunnat minska antalet personer som springer omkring ute bland användarna. De använder vi istället till helpdesk och till att sköta det löpande standardiseringsarbetet. Användarna verkar inte lika missnöjda som förut…
VD:n svarar att det förvisso verkar som att tilldelade IT-medel hanteras på ett effektivare sätt, men han undrar om han verkligen får valuta för pengarna? Han har också hört att det blivit mindre problem i IT-miljön, men att användarna istället tycker att allting blivit väldigt byråkratiskt och krångligt. De saknar tiden när man kunde installera ett nytt program samma dag som man fick det i brevlådan.
Catrin får en uppgift av VD:n: – Vi kommer att växa kraftigt de närmsta åren. Jag vill inte att IT-budgeten växer i samma omfattning.
Du måste hitta ett sätt att bli ännu effektivare! Jasså!? – inte nöjd nu heller tänker Catrin… Hon kallar till sig sina bästa IT-tekniker för att börja nysta i problemet. De beskriver: – Vi har förvisso standardiserat men vi har fortfarande ganska många olika konfigurationer att hantera. Dessutom finns flera versioner av samma program, vilket ställer till en hel del problem för användarna när de ska jobba tillsammans. Vi skulle behöva optimera vår plattform! Några månader senare är steg två ett faktum – plattformen är optimerad.
